桂林航天工业学院基建处档案管理办法
一、目 的
为规范部门工程项目资料的收集、整理和保管工作，保证工程建设管理的有序进行，确保在工程建设方面的历史资料完整、准确、科学保护、方便利用，根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》，并结合部门工程档案管理的实际情况，特制定本办法。
二、工程资料的归档范围及要求
（一）归档范围：
1、学校建设各类审批材料。
2、单个项目前期报批、报建等批复、意见等文件。
3、方案设计合同、委托书。
4、相关招投标文件材料(投标的邀请书，招投标文件，标底，开标、评标、定标记录，中（议）标通知书)。
5、勘察、测绘报告，设计合同要求提供的设计文件。
6、图纸会审记录、设计变更等资料。
7、要求监理单位提供的、并整理和装订成册的全套监理文件；要求施工单位提供的、并整理和装订成册的全套施工文件。
8、工程预结算资料（预算书、送审结算书、结算审定书等）。
9、竣工图： 建筑、结构、给排水、电气、暧通等各专业图纸及相关附属工程资料。
10、竣工验收文件： (1)建设单位和施工单位的竣工总结。（2）竣工验收文件及申请，验收方案，建设单位的建设工程竣工验收报告，施工单位工程竣工报告。（3）竣工自评文件资料。（4）工程预验收记录。（5）签证单。(6) 工程照片、光盘、磁盘等。（7）送相关单位验收资料。
（二）归档要求
1、归档的材料必须保持成套性和完整性，以下文件资料不归档：
①不齐全、不完整的材料。
②文件、资料、合同、协议无落款、签章、时间。
③竣工图无竣工图章、修改的图纸没标明变更修改依据。
④无保存价值资料、照片。
2、归档时要填写移交清单或登记（整套资料填写移交清单、零星移交资料在档案室的专用登记簿上登记），移交手续齐全。
3、归档的工程文件材料要求格式统一，字迹工整，图表清晰；底图格式必须按国家制图标准绘制完成；蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；所有竣工图均应加盖竣工章。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面2/3的，应重新绘制竣工图。
三、档案分类方法
一级类目设置：根据部门工程项目资料特点，暂定分类为二十六个项目名称，即征地、南校区运动场、校园道路、水渠改道、新校区扩建项目、学生公寓2＃楼、学生公寓5＃楼、学生公寓6＃楼、实训中心组团1＃·2＃楼、教学实验组团1＃·2＃楼、图书馆及学术报告厅、实训中心1—4#楼、综合体育馆、学生公寓3＃楼、大学生创新创业中心、通用航空产业中心、食堂、学生公寓4＃楼、行政办公楼、院系办公楼、科技活动中心、博物馆、交通服务用房、后勤服务用房、校医院、大门及附属用房。
二级类目设置：工程项目资料：征地/拆迁文件、批文/审核意见、合同/协议、方案设计/施工图/报告/说明、招投标文件、工程预结算资料、竣工图、竣工验收文件、其他具有保存价值的资料。
四、档案保管
1、管理人员要有高度的责任感，防止档案的丢失，防止泄密，防止人为或自然对档案的损坏。
2、存放档案必须有专用档案柜/架，排列整齐。档案柜/架要编号、柜面有标识。
3、档案排列有序、自左向右、从上到下、统一整齐，即便于存放又便于查找。
4、定期对档案资料进行清查核对，发现问题及时处理，发现材料破损或变质及时修补或复制。
五、档案的利用
1、未经同意不得擅自进入档案保管室，或将档案资料带出保管室。
2、如工作所需要借出档案资料原件，须在《档案利用登记表》上登记后方可借出。
3、外单位借阅、摘录复制档案，须经基建处领导同意并填写《档案利用登记表》。
4、借阅、复制人员应爱护档案资料，不得裁剪、拆散、抽页、涂改、画圈、批注、污损，要保持档案的完整。
5、借阅、复制人员不能将资料带入公共场合，要保证档案的安全与保密。
六、附件
1、文档接收登记表；
2、档案利用登记表；
3、档案管理人员分工；
